Privacyverklaring Sterrenwacht Midden-Nederland
Als Sterrenwacht Midden-Nederland voelen wij ons verantwoordelijk voor de privacy van onze leden, (website) bezoekers, cursisten en deelnemers van onze mailinglijst. In deze privacyverklaring kan je lezen welke persoonsgegevens de Sterrenwacht verzamelt en hoe deze worden gebruikt en beveiligd.
De KNVWS afdeling Amersfoort, ook wel Sterrenwacht Midden-Nederland, gevestigd aan Schothorsterlaan 27, 3822 NA Amersfoort, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Het bestuur van de Sterrenwacht kan benaderd worden voor vragen over deze privacyverklaring via bestuur@sterrenwacht-mn.nl.
Hieronder lees je welke gegevens wij verzamelen, voor welke doelen en hoe lang wij deze bewaren. We raden je aan even de tijd te nemen om dit te lezen.
Voor leden en donateurs van de Sterrenwacht
Als je lid of donateur bent, gebruikt de Sterrenwacht de volgende persoonsgegevens van je:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer
- Geslacht
De Sterrenwacht verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van jouw contributie/donatie betaling
- Verzenden van onze nieuwsbrief, informatie over activiteiten van de club of informatie met betrekking tot weer- en sterrenkunde
- Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit relevant is vanuit het oogpunt van lidmaatschap of donateurschap van de vereniging
Jouw gegevens bewaren we zo lang:
- Je naam, adres, contactgegevens en contributiebetalingen of donateursbijdragen tot maximaal 7 jaar na opzegging (om te voldoen aan belastingwetgeving)
- Je e-mailadres voor nieuwsbrieven totdat je aangeeft geen nieuwsbrieven meer te willen ontvangen of je lidmaatschap of donateurschap is beëindigd
Voor bezoekers en cursisten
Wanneer je de Sterrenwacht bezoekt, verzamelt de Sterrenwacht de volgende persoonsgegevens van je:
- Foto’s en filmpjes tijdens bijeenkomsten en evenementen, zoals de jaarlijkse Landelijke Sterrenkijkdagen
- Videobeelden van onze beveiligingscamera’s
Wanneer je je inschrijft voor kijkavond, lezing of een cursus verzamelt de Sterrenwacht via Eventbrite deze persoonsgegevens van je:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
De Sterrenwacht gebruikt jouw gegevens voor de volgende doelen:
- De videobeelden worden uitsluitend gebruikt ter beveiliging van het pand en de eigendommen van de Sterrenwacht. De toegang tot de beelden is afgeschermd.
- Foto’s en filmpjes kunnen op onze website, social media of in ander promotiemateriaal van de Sterrenwacht worden gebruikt. Indien je liever niet op foto’s staat of bezwaren hebt tegen het gebruik daarvan, dan kan je dit aangeven bij de fotograaf. Je mag ook altijd het bestuur benaderen.
- Conform de gebruiksvoorwaarden van Eventbrite, worden naam en e-mailadres van bezoekers van lezingen van kijkavonden, lezingen en cursussen uitsluitend gebruikt voor communicatie over dat evenement.
Jouw gegevens bewaren we zo lang:
- De videobeelden worden maximaal 30 dagen bewaard en dan automatisch overschreven.
- Foto’s worden bewaard zolang relevant voor de Sterrenwacht. Ze worden verwijderd wanneer je daarom vraagt.
- De gegevens voor inschrijving voor cursussen worden binnen 1 jaar na het volgen van de cursus verwijderd.
Voor bezoekers van onze website
De Sterrenwacht gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies op de website www.sterrenwacht-mn.nl. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking en veiligheid van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren en beveiligen. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
We hebben in verband met bovenstaande inzage de volgende gegevens:
– IP-adres, maar alleen als je met een account inlogged op onze website
– Internetbrowser en apparaat type, als je de website gewoon bezoekt
Voor deelnemers van onze mailinglijst
Als je je aangemeld hebt voor onze mailinglijst, gebruikt de Sterrenwacht de volgende persoonsgegevens van je:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het versturen van de mailings. Afmelden kan via de link onderaan de mail of via een mail aan bestuur@sterrenwacht-mn.nl.
Contactpersonen voor groepsbezoeken en gastlessen
Wanneer bij ons groepsbezoeken gedaan worden, door ons gastlessen gegeven worden, slaan wij voor administratieve doeleinden onderstaande gegevens op van de contactpersoon:
- Organisatie
- Voor- en achternaam
- Adres
- E-mailadres
Deze gegevens worden (om te voldoen aan belastingwetgeving) tot 7 jaar na het laatste actieve contact bewaard.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De Sterrenwacht neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
De gegevens van leden en donateurs, met de in deze privacyverklaring genoemde velden, worden bewaard in Conscribo onder beheer van secretaris, penningmeester of voorzitter of een aangewezen ledenadministratie.
Ook wordt je naam en e-mailadres opgenomen in de mailinglijsten “Leden” cq. “Donateurs” op Laposta. Afmelden kan via de link onderaan de mail of via een mail aan bestuur@sterrenwacht-mn.nl.
Standaard staan deze gegevens op niet-zichtbaar voor andere leden. Leden kunnen dit aan laten zetten, zodat de naam, e-mailadres en telefoonnummer zichtbaar worden in de online-ledenlijst.
Indien geen privacy-voorkeur is opgegeven, zijn de gegevens alleen inzichtelijk voor het bestuurs- en stafleden.
Als lid kun je een account aanmaken voor toegang tot de online-ledenlijst:
- jouw eigen gegevens bekijken
- gegevens van andere leden bekijken (mits door dat lid toegestaan)
Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur van de vereniging per mail op bestuur@sterrenwacht-mn.nl. De Sterrenwacht wil je er op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Delen van persoonsgegevens
De Sterrenwacht slaat jouw persoonsgegevens op in Conscribo, Laposta en Eventbrite. Met deze partijen zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten. Verder verstrekt de Sterrenwacht je informatie niet aan derden, tenzij we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens door de Sterrenwacht. Je kunt je verzoek sturen naar bestuur@sterrenwacht-mn.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kunnen we je een paar vragen stellen om je identiteit te controleren. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk na vier weken, op jouw verzoek.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 28 november 2025 door Martjan van der Spek, penningmeester en namens het bestuur van KNVWS-Afdeling Amersfoort.